Lembaran yang digunakan untuk mencatat setiap peminjaman arsip adalah

Lembar pinjam arsip kedua di simpan oleh peminjam arsip sebagai bukti peminjaman.

Pembahasan

Kegiatan administrasi sangat berkaitan dengan kearsipan. Administrasi identik dengan persuratan dan ketatausahaan. Kegiatan ketatausahaan antara lain terdiri dari kegiatan pencatatan, menghitung, mengetik, mengarsip dan sebagainya. Kegiatan tersebut hampir seluruhnya menggunakan bahan berupa kertas, sehinggga produk dari kegatan administrasi berupa lembaran kertas yang berisi informasi.

Dokumen adalah surat-surat atau benda-benda berharga termasuk rekaman yang dapat dijadikan alat ukti untuk mendukung keterangan supaya lebih meyakinkan.

Dokumentasi adalah suatu kegitan yang berhubungan dengan mencari, mengumpulkan, meneliti dan mengolah serta menyiapkannya untuk dapat dinikmati orang lain sehingga menjadi dokumen baru yang lebih bermanfaat.

Berkas adalah suatu kumpulan surat atau dokumen yang dapat dipergunakan sebagai alat pengingat.

Semua warkat, dokumen, dokumentasi maupun berkas merupakan bagian darri informasi penting dan merupakan bukti pertanggungjawaban otentik baik dari segi fisik maupun isinya dalam kegiatan administrasi.

Surat-surat atau informasi tersebut tidak boleh hilang. Kehilangan berarti kerugian. Disinilah pentingnya salah satu kegiatan dalam bidang administrasi atau ketatausahaan, yaitu mengelola arsip.

Kearsipan adalah suatu proses kegiatan mulai dari penerimaan, pengumpulan, pengaturan, pemeliharaan dan penyimpanan warkat menurut sistem tertentu sehingga saat diperlukan dapat ditemukan kembali dengan mudah.

Tujuan kearsipan secara umum adalah untuk menjamin keselamatan bahan pertanggung jawaban nasional tentang rencana, pelaksanaan dan penyelenggaraan keredupan kebangsaan, serta untuk menyediakan bahan pertanggung jawaban tersebut bagi kegiatan pemerintah.

Jenis-Jenis Perlengkapan Kearsipan

Perlengkapan kearsipan adlah bahan-bahan pendukung yang digunakan dalam kegiatan kearsipan. Beberapa perlengkapan kearsipan antara lain sebagai berikut:

1. Kartu indeks

2. Kartu Tunjuk Silang

3. Lembar Pinjam Arsip (out slip)

4. Map Pengganti (out folder)

5. Buku Arsip

6. Kartu Kendali

7. Lembar Disposisi

8. Lembar Penerus

Sistem penyimpanan arsip dikatakan baik apabila memenuhi kriteria-kriteria sebagai berikut:

1. Mudah dilaksanakan dn digunakan.

2. Hemat tenaga dan peralatan.

3. Hemat waktu dan biaya.

4. Sederhana

5. Fleksibel dan mudah dikembangkan.

6. Sesuai dengan fungsi dan tugas pokok organisasi.

Lembar pinjam arsip adalah lembaran/ formulir yang digunakan untuk mencatat setiap peminjaman arsip.

Adapun kegunaan dari lembar pinjam arsip ini antara lain sebagai berikut :

a. Sebagai bahan bukti peminjaman arsip

b. Sebagai ingatan untuk mengetahui siapa dan kapan batas waktu pengembalian arsip yang dipinjam

c. Sebagai tanda bahwa arsip yang dimaksud sedang dipinjam

d. Mencegah terjadinya kehilangan arsip karena peminjaman yang tidak dikembalikan.

Lembar pinjam arsip dibuat rangkap 3 masing-masing digunakan untuk :

a. Lembar ke-1 untuk ditempatkan pada tempat penyimpanan arsip yang dipinjam sebagai tanda bahwa arsip tersebut sedang dipinjam.

b. Lembar ke-2 untuk peminjam arsip sebagai bukti peminjaman. Disatukan bersama dengan surat yang dipinjam.

c. Lembar ke-3 untuk petugas arsip yang disimpan pada tickler file sebagai bahan ingatan.  

Contoh Lembar Pinjam Arsip Terlampir di bawah ya…

Pelajari lebih lanjut

Demikian pembahasan mengenai Lembar pinjam arsip. Untuk mempelajari lebih lanjut dapat dibaca secara lengkap pada link brainly di bawah ini :

————————————————————————————————————–

Detil Jawaban  

Kelas : X (SMA)  

Mapel : Ekonomi

Bab : Konsep Manajemen

Kode : 10.12.6

Kata kunci : Lembar pinjam arsip, kearsipan, administrasi